Receptionisten är oftast den första person man kommer i kontakt med på ett företag. Arbetet kräver att man har lätt för att bemöta okända människor och tycker om att ge god service.Receptionisten är företagets ansikte utåt och det är viktigt att man är serviceinriktad och kan anpassa sig i olika situationer som kan uppkomma.
Receptionister tar emot besökare och bud och visar dem tillrätta på företaget. Även bokning och skötseln av konferensrum och beställning av kontorsmaterial kan ingå i arbetsuppgifterna. De kan också ta emot och skicka fax samt sköta kopiering och postsortering.
Receptionister arbetar hos myndigheter, inom kommun och landsting och eller inom det privata näringslivet. Många av dem är anställda av bemanningsföretag vilket innebär att vara uthyrd till en arbetsplats på heltid eller att arbeta som backup-personal när ordinarie personal är frånvarande. En del större företag har lagt ut arbetet i receptionen på entreprenad, vilket betyder att hela verksamheten sköts av anställda på ett bemanningsföretag eller är utlagt på ett callcenter.
Hotellreceptionist
Hotellreceptionistyrket passar den som är språkkunnig och serviceinriktad och tycker om att arbeta med människor. Gästerna behöver få bra service för att trivas, oavsett om det är ett litet pensionat eller ett stort lyxhotell som är arbetsplatsen. En hotellreceptionist tar emot gästerna när de anländer och checkar in dem, vilket betyder att man registrerar gästerna och ger dem nyckelkortet eller rumsnyckeln.Hotellreceptionisten informerar om hotellets service. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att boka bord på restauranger, informera om sevärdheter och vid behov boka biljetter till nöjesevenemang. Att boka om flygbiljetter och beställa taxi ingår i arbetet. I receptionen kan gästerna ibland också växla pengar.
Att ta hand om hotellets konferensgäster eller sköta telefonväxeln kan också ingå i hotellreceptionistens uppgifter. Vanligtvis hanterar hotellreceptionisten rumsbokning och fakturering. Arbetsuppgifterna varierar beroende på arbetsplatsens storlek och hur verksamheten är organiserad.
Hotellreceptionisten möter många människor i sitt arbete och samarbetar också med hotellets övrig personal. Det är därför viktigt att vara serviceinriktad, flexibel och bra på att samarbeta.
Arbetstiderna varierar beroende på var man arbetar. Oftast har man schemalagda arbetstider med kvälls- och helgarbete.
Det blir allt vanligare med arbetsrotation vilket kräver att hotellpersonalen kan arbeta med exempelvis konferensverksamhet, servering eller lokalvård. På natten jobbar nattreceptionisten som också kan kallas nattportier. I nattreceptionistens uppgifter kan det ingå att stämma av dagskassan eller arbeta med statistikuppgifter.
Telefonist
Idag är arbetsuppgifterna i receptionen och telefonväxeln ofta samordnade. I telefonistuppgifterna kan det ingå att koppla telefonsamtal inom arbetsplatsen och att beställa och anordna telefonkonferenser.
Vanligen programmerar varje anställd på ett företag själv sin frånvaro på sin telefonen. Med hjälp av en hänvisningsdator tar telefonisten fram uppgifter om till exempel när den anställde är tillbaka. Telefonisten lägger även in ny information i växelns minnesfunktion.
I arbetet som telefonist är det viktigt att man bemöter människor som ringer till företaget på ett trevligt sätt. Man ska kunna behålla lugnet även när det är stressigt. Att vara serviceinriktad, snabb och noggrann är bra egenskaper för en telefonist. I arbetet kan det ingå att ge upplysningar och informationsservice både åt företagets anställda och till dem som ringer. Även kontorsarbete kan ingå i arbetet. De kan till exempel ta emot och registrera order och bokningar eller ta hand om företagets post.
Taxitelefonist
En taxitelefonist svarar i telefonen och förmedlar körningar till taxiförare. Samtalen kommer från företag och privatkunder. Telefonisten tar emot beställningar och behandlar de önskemål de olika kunderna har på bokningen. Specialkörningar med exempelvis hund och andra djur kräver särskild hantering eftersom en del taxibilar är allergisanerade.
I arbetet ingår även att förmedla budservice. En taxitelefonist tar också emot samtal om kvarglömt gods och förmedlar dessa till föraren.
En taxitelefonist som har funktionen trafikledare kommunicerar med taxiförarna exempelvis när en körning inte kunnat genomföras på ett normalt sätt eller när en förare behöver hjälp med att hitta till en adress. I trafikledarens arbete kan också ingå att planera samåkning för exempelvis färdtjänst, sjukresor, flygtaxi och skolskjuts. Även överfallslarm tas emot av trafikledaren.
Det är viktigt att vara serviceinriktad och kunna ge god service även i pressade situationer. För en trafikledare är det meriterande att ha lokalkännedom. Utöver goda kunskaper i svenska är det vanligt att kunskaper i engelska efterfrågas.
Källa: Arbetsförmedlingen
